Ontslagbrief bestuurder voorbeeld

Een ontslagbrief schrijven voor een bestuurslid, oftewel ontslag nemen als bestuurder.

Het ontslag van een bestuurder is meer dan alleen het beëindigen van een werkverband en het ligt iets ingewikkelder dan het ontslag van een reguliere werknemer.

Een bestuurder kan in theorie ontslag nemen, maar dit dient aangekondigd te worden aan meerdere partijen binnen een organisatie, dus niet alléén bij de eventuele leidinggevende, want bij het ontslag van een bestuurslid is niet alleen degene die boven deze bestuurder staat betrokken.

Over de positie van de bestuurder lijken veel juridische discussies te bestaan. Hoofdzakelijk wordt onderscheid gemaakt tussen de bestuurder in een BV (besloten venootschap) en een bestuurder in een NV (naamloze venootschap). Bij de NV is de Vergadering van Aandeelhouders (AVA afgekort) het hoogste orgaan, wat betreft zeggenschap.

De reden hiervoor is dat een bestuurder niet alleen zijn werkgever en de organisatie dient, maar ook aandeelhouders en andere mogelijke belanghebbenden die investeren in het bedrijf.  Soms zijn er ook belangen vanuit meerdere entiteiten, zoals bij een joint venture, beursgenoteerd bedrijf of wanneer er publieke belangen zijn, mocht het bedrijf gedeeltelijk overheidsgelden ontvangen.  Ook zijn er diverse soorten bestuursmodellen, die ook van invloed zijn op de ontslagprocedure.

In de ontslagbrief is het, ongeacht de procedure en betrokken partijen, vooral zaak om correct, helder en respectvol alle mogelijke betrokken partijen te bejegenen.

Hieronder volgt een voorbeeld van een ontslagbrief voor een bestuurslid.

Let op: Alles wat tussen donkerblauwe blokhaken ([]) staat is waar één of meerdere keuzes gepresenteerd worden.  Alles dat helder blauw is geschreven is variabel of waar ontbrekende tekst (zoals de naam in een aanhef) ingevuld dient te worden.  Uiteraard is sowieso alles naar wens aan te passen.

 

datum: [plaats], [datum]
betreft: beëindiging bestuursfunctie en arbeidsovereenkomst

 

Geachte mevrouw/meneer [naam] en de algemene vergadering van aandeelhouders,

Hierbij zou ik de staking van mijn werkzaamheden, alsook uit functie willen treden als bestuurder [bij organisatie], en zodoende mijn ontslag willen indienen. [Ik heb dit besluit genomen omdat/vanwege [reden(en)].]  Daarmee is mijn laatste werkdag [datum], inachtnemend de ontslagprocedure en opzegtermijn [van tijdsbestek].

Ik acht mijn besluit weloverwogen en passend, waarbij ik mij volledig bewust ben van de mogelijke consequenties voor de onderneming[, zoals kort opgesomde consequenties,] en de gevolgen voor de belanghebbenden.  [Mijn welgemeende excuses voor de eventuele problemen, maar vanwege de voorgenoemde reden(en) [en aanvullende reden(en)] zijn [mijn handen gebonden/heb ik geen keus/…].]

Graag ontvang ik van u binnen een [tijdsbestek] na het einde van het dienstverband een eindafrekening van wat op dat moment op grond van de arbeidsovereenkomst of de wet nog aan mij verschuldigd is.

Ik vertrouw erop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.

In afwachting van uw antwoord.

 

Hoogachtend,

[naam]

 

 

In dit voorbeeld wordt ook de reden voor ontslag genoemd.  Strikt genomen is het wellicht niet vereist om een reden op te geven, maar in het geval van een bestuurder, zeker één bij een grotere organisatie met veel belanghebbenden, is het zeer aan te raden om een reden op te geven.  Het zou niet veel sympathie of begrip opwekken wanneer er gedacht wordt of de indruk zou ontstaan dat een bestuurder zomaar, in een opwelling, ontslag ingediend zou worden. Een reden hoeft niet veel prijs te geven, het mag in grote lijnen zijn en zonder in de details te treden.

Een ander geval waar een reden opgeven aan te raden is wanneer er sprake is van een vriendelijke en gemoedelijke verstandhouding met de organisatie.  Het zou immers ietwat vreemd zijn om heel kil en onpersoonlijk te breken met een dergelijke organisatie waar er sprake is van een goede verstandhouding.

Vriendelijkheid alleen is niet de enige drijfveer.  Een reden opgeven is meer dan een sympathiek gebaar, oprechtheid of beleefdheid, het is ook belangrijk gezien het feit dat veel organisaties geregeld, vooral die zich in hetzelfde vakgebied of dezelfde branche begeven, onderlinge relaties onderhouden of met elkaar in contact staan.   De beste manier om een geruchtenstroom in de kiem te smoren, met eventuele reputatieschade als gevolg, is om het simpelweg te proberen te vermijden en dit kan dikwijls gemakkelijk bewerkstelligd worden door een beleefde en vriendelijke houding aan te nemen en wel tot aan de uitslag en het einde van de ontslagprocedure.

Andere voorbeelden van ontslagbrieven zijn her en der op deze website te vinden. Formuleringen wijken in deze andere voorbeelden af, waarvoor deze uitwisselbaar zijn en oz mogelijk als alternatieven benut kunnen worden, mochten de bovenstaande formuleringen niet toereikend zijn of mocht dat om welke andere reden ook gewenst zijn.