Ontslagbrief Engels (voorbeeld)

Een ontslagbrief in het Engels schrijven, oftewel ontslag nemen in een organisatie waar Engels de voertaal is.

Tegenwoordig is het niet ongewoon dat er Engels wordt gesproken in bedrijven, zowel multinational als kleinere bedrijven, in verband met werknemers uit andere landen.  Het is ook goed mogelijk dat iemand voor een organisatie in het buitenland werkt, op afstand, waardoor de voertaal zo ook Engels is.

De regels voor een ontslagbrief in het Engels verschillen niet veel van één in het Nederlands, ook de manier van opstellen is behoorlijk vergelijkbaar. (Los van zaken als het adresformaat, m.n. van toepassing bij briefpost.)

Enkele voorbeelden, waarvan één formeel en één informeel, worden hieronder gegeven en toegelicht.

Let op: Alles wat tussen donkerblauwe blokhaken ([]) staat is waar één of meerdere keuzes gepresenteerd worden.  Alles dat helder blauw is geschreven is variabel of waar ontbrekende tekst (zoals de naam in een aanhef) ingevuld dient te worden.  Uiteraard is sowieso alles naar wens aan te passen.

 

Het onderstaande voorbeeld is van een ontslagbrief met een formele toonzetting.

[naam]
[adres]
[plaats][, [staat]]
[land]
[telefoonnummer]
[e-mailadres]

[datum]

[naam (ontvanger)]
[functie]
[organisatienaam]
[adres (van organisatie)]
[plaats][, [staat]]
[land]

subject: [naam] – resignation

 

Dear Mr./Ms. [naam],

Hereby I wish to inform you that my employment [is ending soon/will end immediately], thereby resigning  [beginning on/effective immediately datum]. 

[[Because/due to] reden is what has lead to my current decision.]

My time with [your organisation/your company/organisatienaam] has been a pleasure and very educative.  Thank you also for your help and guidance over the past [tijdsbestek].

Please confirm my resignation and inform me whether I could be of assistance during my [departure/transition].

Thank you in advance.

 

Kind regards,

[naam]
[handtekening bij briefpost]

 

 

Het onderstaande voorbeeld is van een ontslagbrief met een informele toonzetting:

Dear [(voor)naam],

Hereby I would like to inform you that I’m resigning from my position as [functie]. My last day will be [datum].

[Because/due to reden I’m sadly forced to do what I’ve hereby decided.]

My time with [your organisation/your company/organisatienaam] has been a pleasure and very educative.  Thanks also for your help and guidance over the past [tijdsbestek].

Please confirm my resignation and inform me whether I could be of assistance during my [departure/transition].

Thanks in advance.

 

Kind regards,

[naam]
[handtekening (bij briefpost)]

 

Bovenstaande voorbeelden hanteren een reden, of zelfs meerdere redenen, voor het ontslag. Hoewel het niet strikt noodzakelijk is is het wel aan te raden.  Zeker wanneer er sprake is van een ontslag in een organisatie met een goede tot zelfs hartelijke en vriendelijke verstandhouding, met de organisatie of desnoods met de afdeling. 

Meer dan nog als vriendschappelijk gebaar, geste van oprechtheid of beleefdheid, doe het vooral ook omdat bedrijven geregeld in contact met elkaar staan en vooral wanneer zij zich in hetzelfde vakgebied begeven. De werknemer kan zodoende eventuele reputatieschade vermijden, door een eenvoudige vriendelijke opstelling.  Eenvoudig, want een reden hoeft niet heel gedetailleerd en specifiek onderbouwt te worden, het mag ook heel algemeen verwoord worden (zeker bij persoonlijke omstandigheden).

In het Engels is er één dilemma minder, wat betreft beleefdheidsvormen en de keuze wat betreft persoonlijke voornaamwoorden: in het Engels is er geen verschil tussen “jij/je” en “u”, want het is altijd you

Beleefd zijn niet alleen in persoonlijke voornaamwoorden, zoals in het Engels ook bevestigd wordt.  Er zijn talloze manieren om dit te tonen.  Beleefdheid is vrijwel altijd aan te raden. Het meest nadelige resultaat kan hoogstens verbazing tot lichte verontwaardiging zijn, wanneer de werknemer van informeel naar zeer formeel over gaat, wanneer voorheen altijd of vrijwel altijd een informele en gemoedelijke werksfeer bestond tussen werkgever en werknemer.

Werkgevers weten meestal dat een ontslagprocedure naast een serieuze aangelegenheid ook mogelijk emotioneel kan zijn.  Wanneer de werknemer daar op deze manier blijk van geeft is daar natuurlijk wel begrip voor op te brengen.  Kortom, denk na over de toonzetting, wees correct, beleefd en bij twijfel is het dan beter om naar respectvol en formeel te neigen dan niet.

Diverse alternatieve voorbeelden van ontslagbrieven zijn elders op de website te vinden, met afwijkende formuleringen die uit te wisselen zijn, na vertaling weliswaar.