Ontslagbrief mailen

Een ontslagbrief per e-mail verzenden is tegenwoordig heel gangbaar en zelfs gebruikelijk.

Waarom geld uitgeven, zoals aan papier, een printer, de benodigde inkt of toner, een envelop en frankering, als iets ook sneller en praktisch gratis verzonden kan worden?  Met name deze redenen en door het gemak is de keuze snel gemaakt en wordt een bericht liever per e-mail verstuurd dan reguliere briefpost.

Er zijn een aantal voor- en nadelen aan het gebruik van e-mail (elektronische post) ten opzichte van reguliere briefpost.

  • Veiligheid
    Hoewel e-mail op zich prima is worden berichten wel eens onderschept.  Dit hangt af van zowel de beveiliging van de verzender als de ontvanger.
  • Betrouwbaarheid
    Is mijn bericht goed afgeleverd?  Met aangetekende briefpost krijgt de zender een ontvangstbewijs en wanneer de brief afgeleverd is bevestiging van de bezorging.  Bij e-mail bestaan er faciliteiten als afleverbevestiging en leesbevestiging, waarvan alleen de eerste het meest betrouwbaar is. Op papier klinken zij allebei goed, maar in de praktijk werkt het niet of nauwelijks en worden met name leesbevestigingen genegeerd (en ironisch genoeg veelal door grotere bedrijven). Zelfs als de bevestigingen niet genegeerd worden, soms kunnen ze automatisch bevestigd worden en soms vervolgens ook nog bij ongewenste berichten of spam belanden.  Met reguliere post is het soms ook mogelijk dat er fouten worden gemaakt, ook bij aangetekende verzending, maar dan heeft de verzender in ieder geval het bewijs dat hij of zij daadwerkelijk iets verstuurd heeft.
  • Beschikbaarheid
    Dit zou eigenlijk een nadeel moeten zijn van briefpost, aangezien er beperkte verzending en bezorging is van post, maar in de praktijk is dit niet een heel groot probleem aangezien meeste bedrijven toch tijdens de standaard werktijden werken (gemiddeld van 9:00 tot 17:00 uur).  E-mail kan om diverse redenen ook niet of minder beschikbaar zijn, zoals wanneer een storing is bij de verzender, ontvanger, de internet service provider of bij een kabelbreuk, kapotte zendmast of iets dergelijks.

Los van deze mogelijke nadelen geniet e-mail, puur vanwege het gemak en de snelheid, alsnog de voorkeur.

De gebreken van het communicatiemedium e-mail kunnen ook geminimaliseerd worden door diverse voorzorgsmaatregelen:

  • Bevestiging
    Vertrouw niet op de voorgenoemde aflever- en leesbevestigingen maar vraag zelf om bevestiging en stuur desnoods een herinnering na een bepaald aantal dagen. Doe dit vooral ook om te controleren of het bericht daadwerkelijk gearriveerd is en niet, bijvoorbeeld, in een bus voor ongewenste berichten, spam of iets dergelijks beland is.
  • Afleverzekerheid
    Stuur het bericht desnoods naar meerdere afzenders, dus gebruik meer dan één e-mailadres, indien mogelijk of wenselijk.  Bijvoorbeeld één naar de leidinggevende, de afdeling waar de leidinggevende werkt, de afdeling personeelszaken of naar een specifieke medewerker in die afdeling. Stuur niet naar te veel adressen tegelijk, want dan is het risico dat het bericht als ongewenst of spam wordt aangemerkt groter.
  • Versleuteling
    Sla gevoelige informatie op in een wachtwoord-beveiligd bestand (of versleutel het e-mailbericht zelf, alleen indien er ondersteuning voor is bij zowel zender als ontvanger). Het wachtwoord voor het beveiligde bestand kan desnoods telefonisch doorgegeven worden.

Op deze website zijn diverse voorbeelden van ontslagbrieven beschikbaar die naar hartelust zelf aangepast en gebruikt mogen worden.  Zo volgen alvast enkele voorbeelden van ontslagbrieven. Zie ook: ontslagbrief per mail en ontslagbrief per mail voorbeeld.

Let op: Alles wat tussen donkerblauwe blokhaken ([]) staat is waar één of meerdere keuzes gepresenteerd worden.  Alles dat helder blauw is geschreven is variabel of waar ontbrekende tekst (zoals de naam in een aanhef) ingevuld dient te worden.  Alles dat in donkerbruin is geschreven is bestemd voor zaken die specifiek zijn aan e-mail.  Uiteraard is sowieso alles naar wens aan te passen.


Hieronder volgt een voorbeeld van een ontslagbrief met een formele toonzetting.

onderwerp: beëindiging arbeidsovereenkomst

plaats en datum: [plaats], [datum]
[onderwerp: beëindiging arbeidsovereenkomst]

Geachte [mevrouw/heer naam/afdeling persooneelszaken],

Hierbij wil ik u informeren dat ik per [datum] mijn dienstverband zou willen opzeggen en daarmee mijn ontslag aanbied, met inachtneming van de opzegtermijn van een [tijdsbestek], per [datum].

Graag ontvang ik een bevestiging en informatie omtrent mijn ontslagprocedure.  Mocht u een gesprek op prijs stellen, aangaande mijn ontslag, ben ik hiervoor beschikbaar.

Veel dank voor de samenwerking en werkervaring.

 

Hoogachtend,

[naam]

 

 

Hieronder volgt een voorbeeld van een ontslagbrief met een informele toonzetting.

onderwerp: beëindiging dienstverband

plaats en datum: [plaats], [datum]
[onderwerp: beëindiging dienstverband]

Beste mevrouw/meneer [naam],

Met flinke tegenzin en met gemengde gevoelens wil ik iedereen bedanken en bij deze melden dat ik vanaf [datum] helaas mijn werkzaamheden zal beëindigen en zodoende mijn ontslag aanbied.  Ik neem natuurlijk de opzegtermijn van [tijdsbestek] in acht, vanaf [datum].

Ik heb mijn tijd als bijzonder prettig en leerzaam ervaren, maar wegens omstandigheden ben ik genoodzaakt om mijn werk bij dit bedrijf te beëindigen. Als er nog behoefte is aan een gesprek wat betreft mijn ontslag dan hoor ik het graag.

Wellicht dat ik in de toekomst ooit weer in dienst kan treden bij dit bedrijf, maar voorlopig zal ik afscheid van het bedrijf moeten nemen.

Nogmaals veel dank voor alles en dat ik al die tijd in het bedrijf heb mogen werken, het was een waar privilege.

 

Met vriendelijke groet,

[naam]

 

In een bericht per e-mail lijkt het vernoemen van “plaats en datum” overbodig, zeker wat datum betreft, aangezien de tijd in een e-mail op de seconde nauwkeurig vermeld staat.

Het is wel aan te raden om dit te vermelden, al dan niet voor de volledigheid.  Het is zeker niet verkeerd. Doe dit om eventuele technische problemen uit te sluiten en niets aan het toeval over te laten, mocht er bijvoorbeeld iets met de e-mailserver fout gaan waardoor de tijd niet klopt of als een bericht vertraagd afgeleverd wordt.

Wat het bericht betreft, letterlijk, oftewel het onderwerp: dit kan gewoon bij onderwerp ingevuld worden en dat zou heel duidelijk moeten zijn.  Maar ook hier is het niet verkeerd om het nogmaals te vermelden, voor de volledigheid ook.

In de voorbeelden worden geen optionele redenen voor het ontslag gegeven, hoewel het niet nodig is.  Bij een ontslag met een vriendelijke verstandhouding met de organisatie of collega’s binnen de organisatie is het wel aan te raden. 

Niet zo zeer als vriendelijke geste, oprechtheid uit te stralen of om beleefd te zijn, maar eigenlijk vooral omdat dat bedrijven vaak in contact staan met elkaar, vooral in bepaalde sectoren en vakgebieden. Om enige mogelijke reputatieschade te ontlopen is het aan te raden om vriendelijk en beleefd te blijven, ook tijdens een ontslagprocedure.

De bovenstaande voorbeelden behandelen niet uitvoerig zaken als bejegening persoonlijke voornaamwoorden, wat betreft te maken keuzes. 

Wat echter belangrijk kan zijn om te realiseren is dat bijvoorbeeld het tutoyeren van de desbetreffende leidinggevende of de medewerker van personeelszaken wellicht vreemd over komt, simpelweg ook omdat dit wellicht het eerste contact kan zijn (zoals met een medewerker van personeelszaken).  Daarnaast kan het ook niet verstandig zijn als de bedrijfscultuur, of de cultuur op de afdeling, het er niet naar maakt om overmatig informeel te corresponderen.

Ongeacht wie de ontvanger is in een bedrijf, één ding staat over het algemeen vast: beleefdheid tonen is nooit verkeerd. Het kan hoogstens verbazing tot lichte verontwaardiging opwekken, zoals wanneer een werknemer van informeel naar zeer formeel omschakelt, wanneer er voorheen juist een hele informele en gemoedelijke werksfeer bestond.  In dit geval kan het zo mogelijk als afstandelijk worden opgevat.

Gelukkig beseft de werkgever zich vaker dan niet dat een ontslagprocedure een serieuze gebeurtenis is.  Dus wanneer de werknemer op deze manier blijk van geeft, of op andere manier en wellicht ook met afwijkend gedrag dit toont, is daar vaak begrip voor op te brengen.  Uiteindelijk is iets per definitie ook niet fout, zeker aangaande de toonzetting en aanspreekwijze.

Meer ontslagbrieven, adviezen en dergelijken staan op deze website, waar alternatieve formuleringen uit te wisselen of aan te vullen zijn met de bovenstaande formuleringen in de voorbeelden, indien gewenst.