Ontslagbrief maken

Een ontslagbrief maken, of opstellen, en alles wat belangrijk is om te vermelden, benadrukken en wat niet te vergeten.

Bij een ontslagbrief staat centraal dat de werknemer wil stoppen met werken bij een bepaalde organisatie.  De redenen voor het beëindigen van het werkverband kunnen uiteenlopen.

Het is dus belangrijk om hiermee te beginnen en vrijwel direct ter zake te komen, dus niet pas later in de brief het te benoemen.  Ongeacht hoe prettig of moeizaam het contact is met diegene of diegenen die leiding geven of de afdeling personeelszaken, want de organisatie wil immers ook weten waar het aan toe is.  Wanneer dit later pas genoemd zou worden, kan het misschien zelfs een gedesinteresseerde indruk achterlaten, omdat de indruk gewekt wordt alsof het van weinig betekenis is.

De toonzetting, de formuleringen en algehele schrijfstijl worden bepaald aan de hand van wat voor soort organisatie het is en wat voor (bedrijfs)cultuur of sfeer er heerst.  Sommige organisaties zijn als formeel aan te duiden wat betreft de voorgenoemde zaken en dan wordt het afgeraden om te tutoyeren, spreektaal en ander nonchalant taalgebruik te bezigen, zeker wanneer het niet hoeft en vermeden kan worden.

Bij een organisatie waar het tegenovergestelde waar is, die meer als informeel omschreven kan worden, geldt bijna het tegenovergestelde advies.  Met de nadruk op bijna, dus niet helemaal, want een ontslag blijft een serieuze zaak en de afhandeling dient zorgvuldig en correct te gebeuren.

Hieronder volgt een voorbeeld van een ontslagbrief met formele toon.

Let op: Alles wat tussen donkerblauwe blokhaken ([]) staat is waar één of meerdere keuzes gepresenteerd worden.  Alles dat helder blauw is geschreven is variabel of waar ontbrekende tekst (zoals de naam in een aanhef) ingevuld dient te worden.  Uiteraard is sowieso alles naar wens aan te passen.

plaats en datum: [plaats], [datum]
inzake: beëindiging arbeidsovereenkomst

 

Geachte [mevrouw/heer naam/afdeling persooneelszaken],

Hierbij wil ik u informeren dat ik per [datum] mijn dienstverband zou willen opzeggen en daarmee mijn ontslag aanbied, met inachtneming van de opzegtermijn van een [tijdsbestek], per [datum].

[De reden is [vanwege/omdat] reden waardoor ik mij genoodzaakt voel om mijn werkzaamheden bij u te beëindigen.]

Graag ontvang ik een bevestiging en informatie omtrent mijn ontslagprocedure.  Mocht u een gesprek op prijs stellen, aangaande mijn ontslag, ben ik hiervoor beschikbaar.

Veel dank voor de samenwerking en werkervaring.

 

Hoogachtend,

[naam]

 

 

Hieronder volgt een voorbeeld van een ontslagbrief met een informele toonzetting.

plaats en datum: [plaats], [datum]
betreft: beëindiging dienstverband

 

Beste mevrouw/meneer [naam],

Met alles behalve zin en goede gevoelens wil ik iedereen bedanken en bij deze melden dat ik vanaf [datum] helaas mijn werkzaamheden zou willen beëindigen c.q. mijn ontslag aanbied.  Ik neem natuurlijk de opzegtermijn van [tijdsbestek] in acht, vanaf [datum].

[Omdat reden directe gevolgen heeft voor mijn werkverband heeft dit tot mijn beslissing geleid.]

Ik heb mijn tijd als bijzonder prettig en leerzaam ervaren, maar wegens omstandigheden ben ik genoodzaakt om mijn werk bij dit bedrijf te beëindigen. Als er nog behoefte is aan een gesprek wat betreft mijn ontslag dan hoor ik het graag.

Wellicht dat ik in de toekomst ooit weer in dienst kan treden bij dit bedrijf, maar voorlopig zal ik afscheid van het bedrijf moeten nemen.

Nogmaals veel dank voor alles en dat ik al die tijd in het bedrijf heb mogen werken, het was een waar privilege.

 

Met vriendelijke groet,

[naam]

 

In de voorbeelden van de ontslagbrieven hierboven worden optioneel redenen voor het ontslag gegeven, hoewel het niet nodig is.  Bij een ontslag met een vriendelijke verstandhouding met de organisatie of collega’s binnen de organisatie is het wel aan te raden. 

Naast dat het een vriendelijke of oprechte geste is, belangrijker nog is het feit dat bedrijven in dezelfde branche of sector contacten onderhouden. De werknemer kan zichzelf zo in de vingers snijden, wat mogelijk sollicitaties in de toekomst kan bemoeilijken, door een bepaalde houding aan te nemen. Probeer dit dus eenvoudig te vermijden door vriendelijk te blijven, ook tijdens een ontslag.

In het voorbeeld van de ontslagbrief met (meer) informele toonzetting is de keuze voor persoonlijke voornaamwoorden open gelaten en is naar eigen keuzen om invulling aan te geven. Op deze manier kan een informele brief, of een brief bedoeld voor een organisatie met een informele of overwegend informele bedrijfscultuur, iets meer formeel gemaakt worden, of officieus. Soms is dit wenselijk, zoals wanneer de bedrijfscultuur moeilijk te plaatsen is.

Hoewel, zoals eerder gezegd, de toonzetting ietwat informeel is, is het misschien toch belangrijk om bijvoorbeeld de desbetreffende leidinggevende of medewerker van personeelszaken met “u” aan te spreken, omdat de werknemer niet altijd in contact heeft gestaan met iedereen binnen het bedrijf die zich moet buigen over een ontslag, of simpelweg omdat de bedrijfscultuur het er niet naar maakt.

Beleefdheid tonen kan nooit kwaad. Het kan hoogstens verbazing tot lichte verontwaardiging oproepen wanneer de werknemer van informeel naar zeer formeel omschakelt, in het geval wanneer er voorheen altijd een informele en gemoedelijke werksfeer bestond tussen werkgever en werknemer, en dan kan het wellicht als afstandelijk worden beschouwd.

Een werkgever beseft zich natuurlijk dat een ontslagprocedure een serieuze aangelegenheid is en wanneer de werknemer daar op deze manier blijk van geeft toont is daar natuurlijk wel begrip voor op te brengen.  Kortom, iets is niet per definitie fout wat betreft de toonzetting en wijze van aanspreken.

Meer voorbeelden van ontslagbrieven staan op de rest van deze website. De formuleringen wijken af en kunnen uitgewisseld of zo niet aangevuld worden met de formuleringen in de bovenstaande voorbeelden, mochten die niet geschikt of van toepassing zijn.