Ontslagbrief opmaken

Een ontslagbrief opmaken, voor leesbaarheid, duidelijkheid en alles wat er bij komt kijken.

De opmaak van een ontslagbrief dient helder te zijn, waar de belangrijke inhoud voor gaat.  Het mag desnoods ook beknopt zijn, of dat is in veel gevallen zelfs aan te bevelen.

Een ontslag is, ongeacht de organisatie en de heersende bedrijfscultuur, een serieuze aangelegenheid.  Er zullen weinig werkgevers zijn die dit ook niet erkennen en begrijpen dat een ontslagbrief in een bepaalde hoedanigheid is geschreven en onder allerlei soorten omstandigheden, die de gemoedsrust onder andere ook beïnvloeden. In andere woorden, het kan voor de werknemer, evenals de werkgever, een moeilijk proces zijn.

Schrijf liever geen lange introducties, inleidingen en dergelijken, kom eigenlijk vrijwel direct ter zake en wees duidelijk: vermeld duidelijk dat het gaat om een ontslag, of de intentie daartoe, en wanneer dit moet voltrekken.  Hierna kunnen nog dankwoorden en meer uitgesproken worden.

Ook belangrijk is om correct te zijn met namen en data, ook wat betreft het vermelden van nog niet benutte c.q. uitbetaalde vakantiedagen.  Vraag ook om bevestigingen.

Qua inhoud zijn er op deze website zijn diverse voorbeelden beschikbaar die naar hartelust aangepast en zelf gebruikt mogen worden.

Let op: Alles wat tussen donkerblauwe blokhaken ([]) staat is waar één of meerdere keuzes gepresenteerd worden.  Alles dat helder blauw is geschreven is variabel of waar ontbrekende tekst (zoals de naam in een aanhef) ingevuld dient te worden.  Uiteraard is sowieso alles naar wens aan te passen.

Hieronder volgt een voorbeeld van een ontslagbrief met een formele toonzetting.

plaats en datum: [plaats][datum]
inzake: beëindiging arbeidsovereenkomst

Geachte [mevrouw/heer naam/afdeling persooneelszaken],

Bij deze informeer ik over mijn beslissing dat ik per [datum] mijn dienstverband wil opzeggen, waarmee ik effectief mijn ontslag aanbied.  Dit doe ik met inachtneming van de opzegtermijn van een [tijdsbestek], per [datum].

Graag ontvang ik een bevestiging en informatie omtrent mijn ontslagprocedure.  Mocht u een gesprek op prijs stellen, aangaande mijn ontslag, ben ik hiervoor beschikbaar.

Veel dank voor de samenwerking en werkervaring.

 

Hoogachtend,

[naam]

 

 

Hieronder volgt een voorbeeld van een ontslagbrief met een informele toonzetting.

plaats en datum: [plaats][datum]
betreft: beëindiging dienstverband

Beste mevrouw/meneer [naam],

Slapeloze nachten, stress en andere spanningen gingen hier aan vooraf, maar het is helaas niet anders en ik zou iedereen graag willen bedanken en bij deze willen melden dat ik vanaf [datum] mijn werkzaamheden zal beëindigen, dus hiermee mijn ontslag aanbied.  Ik neem natuurlijk de opzegtermijn van [tijdsbestek] in acht, vanaf [datum].

Ik heb mijn tijd als bijzonder prettig en leerzaam ervaren, maar wegens omstandigheden ben ik genoodzaakt om mijn werk bij dit bedrijf te beëindigen. Als er nog behoefte is aan een gesprek wat betreft mijn ontslag dan hoor ik het graag.

Wellicht dat ik in de toekomst ooit weer in dienst kan treden bij dit bedrijf, maar voorlopig zal ik afscheid van het bedrijf moeten nemen.

Nogmaals veel dank voor alles en dat ik al die tijd in het bedrijf heb mogen werken, het was een waar privilege.

 

Met vriendelijke groet,

[naam]

 

Met het voorbeeld van de bovenstaande ontslagbrief wordt geen reden gegeven van ontslag.  Het is beter om dit wel te doen, aangezien de werkgever erom kan vragen en het meer tijd in beslag neemt en in aanvullende correspondentie zal resulteren.

Het verschaffen van een reden is niet een vereiste en de werkgever vraagt er wellicht ook niet om, maar mocht de werkgever er wel om vragen dan mag de werkgever daar repliek op verwachten.

In het geval van een ontslag in een organisatie waar de werkgever onder vriendelijke omstandigheden zijn of haar werkverband beëindigd is het echter wel aan te raden. Niet alleen vanwege de voorgaande punten, meer nog vanwege het feit dat eventueel kwaad bloed zetten alles behalve verstandig zou zijn.  Daarbij staan diverse organisaties, zeker bijvoorbeeld bedrijven die in dezelfde of soortgelijke branches opereren, dikwijls onderling in contact met elkaar. De werknemer kan op deze manier zodoende mogelijk enige reputatieschade oplopen, wat door de voorgaande punten in acht te nemen tamelijk eenvoudig te vermijden is.

Er is geen aandacht voor het gebruik van persoonlijke voornaamwoorden in het bovenstaande voorbeeld, maar uiteraard zijn deze vrij in te vullen en naar inschatting aan te passen. 

Echter nog wel enkele opmerkingen wat betreft toonzetting en bejegening. Let op met informeel taalgebruik te bezigen. Het is belangrijk om respectvol te zijn, zeker richting een leidinggevende of anders een medewerker van personeelszaken.  Tutoyeer niet waar het ongepast is, op basis van het soort organisatie en aan de hand van ervaringen binnen de organisatie.  Bedenk ook dat niet elke werknemer, zoals diegenen die zich moeten buigen over een ontslag, de werknemer kennen of eerder ooit contact hebben gehad en zo ook wellicht de werknemer in kwestie die zijn of haar ontslag indient.

Als één ding vast staat wat betreft correspondentie is dat oprechte beleefdheid nooit kwaad kan. In uitzonderlijke situaties kan het hooguit verbazing tot lichte verontwaardiging veroorzaken, met name wanneer de werknemer voorheen een zeer informele houding had en dan omschakelt naar zeer formeel. 

Gelukkig weet een werkgever over het algemeen dat een ontslagprocedure alles behalve gebruikelijk is voor menig werknemer en zal dit minstens zo zeer als serieuze aangelegenheid behandelen, zeker wanneer de werknemer hier ook blijk van geeft.  De werkgever krijgt zo ook het signaal dat dit niet gemakkelijk is voor de werknemer en dat het werk belangrijk was, zo niet een aanzienlijk deel van zijn of haar leven.

Elders op deze website zijn meer voorbeelden te vinden, waar de formuleringen verschillen. Deze andere formuleringen zijn uiteraard uitwisselbaar of kunnen anders ook aanvullend gebruikt worden.