Ontslagbrief opstellen

Een ontslagbrief opstellen, oftewel ontslag nemen: hoe er aan te beginnen en met welke zaken dienen benoemd te worden?

Het schrijven van een ontslagbrief kan al lastig genoeg zijn vanwege de omstandigheden waarin dit eventueel dient te gebeuren.  Als er daarbij ook nog een gebrek aan inspiratie is, of niet goed bekend is aan welke eisen een ontslagbrief moet voldoen qua vereiste informatie, dan is het een goede zaak om degelijk naslagwerk en voorbeelden raad te plegen.

Deze website stelt diverse voorbeelden van ontslagbrieven ter beschikking die volledig aangepast en gebruikt mogen worden.

Let op: Alles wat tussen donkerblauwe blokhaken ([]) staat is waar één of meerdere keuzes gepresenteerd worden.  Alles dat helder blauw is geschreven is variabel of waar ontbrekende tekst (zoals de naam in een aanhef) ingevuld dient te worden.  Uiteraard is sowieso alles naar wens aan te passen.

Hieronder volgt een voorbeeld van een ontslagbrief met een formele toonzetting.

plaats en datum: [plaats], [datum]
inzake: beëindiging arbeidsovereenkomst

 

Geachte [mevrouw/heer naam/afdeling persooneelszaken],

Hierbij wil ik u informeren dat ik per [datum] mijn dienstverband zou willen opzeggen en daarmee mijn ontslag aanbied, met inachtneming van de opzegtermijn van een [tijdsbestek], per [datum].

Graag ontvang ik een bevestiging en informatie omtrent mijn ontslagprocedure.  Mocht u een gesprek op prijs stellen, aangaande mijn ontslag, ben ik hiervoor beschikbaar.

Veel dank voor de samenwerking en werkervaring.

 

Hoogachtend,

[naam]

 

 

Hieronder volgt een voorbeeld van een ontslagbrief met een informele toonzetting.

plaats en datum: [plaats][datum]
betreft: beëindiging dienstverband

 

Beste mevrouw/meneer [naam],

Met enige tegenzin en met zeer gemengde gevoelens wil ik iedereen bedanken en bij deze melden dat ik vanaf [datum] helaas mijn werkzaamheden zou willen beëindigen en bij deze mijn ontslag aanbied.  Ik neem natuurlijk de opzegtermijn van [tijdsbestek] in acht, vanaf [datum].

Ik heb mijn tijd als bijzonder prettig en leerzaam ervaren, maar wegens omstandigheden ben ik genoodzaakt om mijn werk bij dit bedrijf te beëindigen. Als er nog behoefte is aan een gesprek wat betreft mijn ontslag dan hoor ik het graag.

Wellicht dat ik in de toekomst ooit weer in dienst kan treden bij dit bedrijf, maar voorlopig zal ik afscheid van het bedrijf moeten nemen.

Nogmaals veel dank voor alles en dat ik al die tijd in het bedrijf heb mogen werken, het was een waar privilege.

 

Met vriendelijke groet,

[naam]

 

De bovenstaande voorbeelden van ontslagbrieven maken geen vermelding van een reden voor ontslag.  Het is echter wel aan te raden om een reden op te geven, aangezien de werkgever dit min of meer kan eisen.

Er zijn waarschijnlijk veel werkgevers die nooit zullen vragen om een reden, maar om tijd en moeite te besparen wordt het wel aangeraden om wel een reden aan te dragen.  Een reden hoeft niet heel gedetailleerd of specifiek te zijn.  Geef desnoods een heel oppervlakkige reden op, mocht het bijvoorbeeld zeer persoonlijk zijn.

Een reden opgeven is meer dan alleen tijd en moeite besparen, het is ook om een ander mogelijk probleem eventueel te vermijden: bedrijven in hetzelfde vakgebied staan dikwijls in contact met elkaar en om te voorkomen dat de werkgever zo mogelijk een negatieve of teleurgestelde indruk kan delen met andere bedrijven. De werknemer kan op deze manier zelfs enige reputatieschade oplopen, wat problemen bij een toekomstige sollicitatie kan veroorzaken. Door een vriendelijke en beleefde houding, ook bij de ontslagprocedure, kan dit waarschijnlijk vermeden worden, zo niet geminimaliseerd. Baat het niet dan schaadt het niet.

De toonzetting bij het tweede voorbeeld is informeel te noemen, maar nog wel beleefd.  Het is hoe dan ook toch belangrijk om de desbetreffende leidinggevende of medewerker van personeelszaken niet te tutoyeren, zeker omdat de persoon in kwestie niet altijd in contact heeft gestaan met iedereen, waaronder wellicht ook de werknemer die zijn of haar ontslag indient. Ongeacht de toon en houding, doe het altijd in overeenstemming met de heersende cultuur in een organisatie.

Bij twijfel besef het volgende: oprechte beleefdheid kan per definitie nooit onbeleefd zijn.  Het kan hoogstens zich uitten in erg formeel taalgebruik en zodoende verbazing tot lichte verontwaardiging oproepen, zeker wanneer de werknemer voorheen zeer informeel en direct taalgebruik bezigde. 

Zelfs in een dergelijke situatie zal een werkgever zich waarschijnlijk wel beseffen dat het een ongewone situatie is, waar op dat moment de werknemer blijk van geeft, want een ontslagprocedure immers ook een serieuze aangelegenheid is.  Zolang de toon en houding beleefd blijft kan er vrij weinig fout gaan en is iets per definitie niet als fout te bestempelen.

Voor alternatieve formuleringen kan het beste naar andere voorbeelden van ontslagbrieven gekeken worden die elders op deze website te vinden zijn.  Dergelijke formuleringen zijn uit te wisselen of aan te vullen met de formuleringen in de bovenstaande voorbeelden.  Deze website biedt hiermee graag de middelen voor een degelijke ontslagbrief.