Ontslagbrief per mail

Een ontslagbrief schrijven en per e-mail versturen, oftewel per e-mail ontslag nemen.

De tijd dat brieven alleen per briefpost verzonden werden is al flink wat jaren voorbij.

Geld uitgeven aan papier, printers, inkt of toner, enveloppen en frankering kan en wordt over het algemeen liever vermeden, zeker gezien het feit dat e-mail simpelweg sneller en praktisch gratis is.

E-mail, oftewel e-post in het Engels (waar de “e” voor electronic, oftewel elektronische, staat), bestaat inmiddels ook flink lang en het is niet zoals decennia terug dat relatief weinig mensen het gebruikte. Er zullen weinig mensen zijn die niet met e-mail overweg kunnen en nog minder die niet weten wat e-mail is.

Kortom, e-mail is snel, goedkoop (lees: praktisch gratis) en heel gangbaar.  Het zijn deze redenen in het bijzonder dat ervoor zorgt dat men liever een bericht per e-mail stuurt dan de moeite neemt met reguliere briefpost.

Is e-mail perfect zonder enige nadelen?  Hieronder volgen een aantal zaken waar met e-mail rekening gehouden dient te worden, inclusief vergelijkingen met reguliere briefpost.

  • Beschikbaarheid
    Dit zou op papier eerder een nadeel moeten zijn van briefpost, gezien de beperkingen van reguliere briefpostbezorging wat betreft bezorgtijden.  In de realiteit is echter nauwelijks tot geen probleem, aangezien meeste bedrijven toch tijdens gebruikelijke werkuren opereren (typisch van 9:00 tot 17:00 uur).  Daarbij kan een e-mail ook om diverse redenen niet of minder beschikbaar zijn, denk bijvoorbeeld aan storingen bij alle mogelijke partijen of in de internetinfrastructuur.
  • Betrouwbaarheid
    Mensen vragen zich wel eens af of een e-mailbericht juist is aangekomen.  Dit probleem kan met aangetekende briefpost opgelost of geminimaliseerd worden, waarbij de verzendende partij een verzendbewijs krijgt waarmee de zending gevolgd kan worden. Bij het afleveren van de zending krijgt de verzendende partij ook een afleverbevestiging.  De soortgelijke middelen die bij e-mail bestaan, zoals de afleverbevestiging en leesbevestiging, werken helaas niet altijd of alleen op papier. In de praktijk worden dergelijke bevestigingen genegeerd (en ironisch genoeg dikwijls door grotere bedrijven), vooral waar het automatische systemen betreft. Het kan gebeuren dat zelfs voordat een leesbevestiging teruggestuurd kan worden een bericht bij ongewenste berichten of spam belandt.  Bij reguliere post gaat het helaas soms ook mis en kunnen er ook fouten gemaakt worden, af en toe zelfs met een aangetekende verzending, maar dan heeft de verzender in ieder geval het bewijs dat hij of zij daadwerkelijk iets verstuurd heeft en dit heeft in de praktijk meer waarde dan een soortgelijke bevestiging bij een e-mailbericht.
  • Veiligheid
    E-mail is een prima communicatiemedium, maar het wordt soms wel afgeraden voor gevoelige inhoud.  De reden hiervoor is dat e-mail bij alle betrokken partijen dermate beveiligd dient te zijn, anders bestaat de kans dat berichten onderschept kunnen worden door derden.

Los van deze potentiële nadelen geniet e-mail, grotendeels vanwege het gemak en de snelheid, vaker de voorkeur.

De gebreken van het communicatiemedium e-mail kunnen ook geminimaliseerd worden door diverse voorzorgsmaatregelen:

  • Afleverzekerheid
    Vergroot de kans dat het bericht afgeleverd wordt en verstuur het bericht naar meerdere geadresseerden.  Eén naar de leidinggevende, een ander naar de afdeling waar de leidinggevende werkt, anders de afdeling personeelszaken of naar een specifieke medewerker in die afdeling, om enkele voorbeelden te nomen. Kijk wel uit met te adressen tegelijk te gebruiken, de kans is dan groter dat het bericht als ongewenst of spam zal kunnen worden aangemerkt.
  • Bevestiging
    De voorgenoemde aflever- en leesbevestigingen maar vraag zelf om bevestiging en stuur desnoods een herinnering na een bepaald aantal dagen. Doe dit vooral ook om te controleren of het bericht daadwerkelijk gearriveerd is en niet, bijvoorbeeld, in een bus voor ongewenste berichten, spam of iets dergelijks beland is.
  • Versleuteling
    Vermijd het opslaan van gevoelige gegevens in een plat e-mailbericht en doe dit liever in een wachtwoord-beveiligd bestand (indien mogelijk anders het e-mailbericht zelf, indien mogelijk bij alle partijen). Naderhand kan het wachtwoord voor het beveiligde bestand bijvoorbeeld telefonisch doorgegeven worden aan de ontvanger.

Er zijn diverse voorbeelden van ontslagbrieven beschikbaar op de website die door iedereen vrij aangepast en gebruikt mogen worden.  Hieronder volgen enkele voorbeelden van ontslagbrieven. Zie ook: ontslagbrief mailen en ontslagbrief per mail voorbeeld.

Let op: Alles wat tussen donkerblauwe blokhaken ([]) staat is waar één of meerdere keuzes gepresenteerd worden.  Alles dat helder blauw is geschreven is variabel of waar ontbrekende tekst (zoals de naam in een aanhef) ingevuld dient te worden.  Alles dat in donkerbruin is geschreven is bestemd voor zaken die specifiek zijn aan e-mail.  Uiteraard is sowieso alles naar wens aan te passen.


Hieronder volgt een voorbeeld van een ontslagbrief met een formele toonzetting.

onderwerp: beëindiging arbeidsovereenkomst

plaats en datum: [plaats][datum]
inzake: beëindiging arbeidsovereenkomst

Geachte [mevrouw/heer naam/afdeling persooneelszaken],

Hierbij wil ik u informeren dat ik per [datum] mijn dienstverband zou willen opzeggen en daarmee mijn ontslag aanbied, met inachtneming van de opzegtermijn van een [tijdsbestek], per [datum].

Graag ontvang ik een bevestiging en informatie omtrent mijn ontslagprocedure.  Mocht u een gesprek op prijs stellen, aangaande mijn ontslag, ben ik hiervoor beschikbaar.

Veel dank voor de samenwerking en werkervaring.

 

Hoogachtend,

[naam]

 

 

Hieronder volgt een voorbeeld van een ontslagbrief met een informele toonzetting.

onderwerp: beëindiging dienstverband

plaats en datum: [plaats], [datum]
betreft: beëindiging dienstverband

Beste mevrouw/meneer [naam],

Nooit had ik kunnen denken dat het zover zou komen en met niets anders dan tegenzin wil ik iedereen toch bedanken en bij deze melden dat ik vanaf [datum] helaas mijn werkzaamheden zou willen beëindigen, waarmee ik effectief mijn ontslag aanbied.  Ik neem natuurlijk de opzegtermijn van [tijdsbestek] in acht, vanaf [datum].

Ik heb mijn tijd als bijzonder prettig en leerzaam ervaren, maar wegens omstandigheden ben ik genoodzaakt om mijn werk bij dit bedrijf te beëindigen. Als er nog behoefte is aan een gesprek wat betreft mijn ontslag dan hoor ik het graag.

Wellicht dat ik in de toekomst ooit weer in dienst kan treden bij dit bedrijf, maar voorlopig zal ik afscheid van het bedrijf moeten nemen.

Nogmaals veel dank voor alles en dat ik al die tijd in het bedrijf heb mogen werken, het was een waar privilege.

 

Met vriendelijke groet,

[naam]

 

Een e-mailbericht met vermelding van “plaats en datum” lijkt overbodig, aangezien niet alleen de datum maar ook de tijd, en tot op de seconde precies, in een e-mail vermeld staat.

Desondanks is het raadzaam om het alsnog te vermelden, zo niet voor de volledigheid.  Het is zeker niet verkeerd en het heeft in sommige gevallen ook een toegevoegde waarde. Denk aan eventuele technische problemen, mocht er bijvoorbeeld iets met de e-mailserver fout gaan of niet kloppen waardoor de tijdsnotering afwijkt, of wanneer een bericht met vertraging afgeleverd wordt.

Qua het vernoemen van betreft: in een e-mailbericht kan dit bij onderwerp ingevuld worden, wat heel duidelijk zou moeten zijn.  Het is niet verkeerd of ongewenst om ook dit nogmaals te vermelden, wederom weer voor de volledigheid.

In de voorbeeldbrieven worden geen aanvullende redenen opgegeven voor het ontslag gegeven, aangezien het vaak ook niet nodig is (tenzij de werkgever hierom vraagt).  In het geval van een ontslag na een prettig dienstverband is het wel sterk aan te bevelen. Zodoende kan ook tijd met verdere correspondentie bespaard worden, zoals in het geval wanneer de werkgever om een reden zou vragen. 

Naast de open en beleefde houding, is er ook een praktisch aspect dat hier speelt: bedrijven in dezelfde branche staan dikwijls onderling in contact met elkaar, ook over hun personeel. Vermijd of minimaliseer enige mogelijke reputatieschade door simpelweg zo vriendelijk en beleefd mogelijk te zijn, dus ook tijdens een ontslagprocedure. 

In de bovenstaande voorbeelden wordt er niet uitvoerig aandacht geschonken aan taalgebruik en de bejegening van personen, zoals welke persoonlijke voornaamwoorden te gebruiken en andere keuzes. Doe dit met de beste inschatting van de desbetreffende organisatie, aan de hand van de daar heersende cultuur en omgangsnormen. 

Verder kan belangrijk zijn om een leidinggevende, of anders een medewerker van personeelszaken, niet te tutoyeren. Houd als vuistregel aan dat een onbekende met enig respect en formeel taalgebruik aangesproken wordt.  Zie ook de eerdere opmerking over de heersende cultuur in een organisatie en maak de beste inschatting aan de hand van deze kennis c.q. observaties.

Het maakt niet uit wie de ontvanger is van de ontslagbrief binnen in een organisatie, dit is dikwijls met zekerheid te stellen: beleefd zijn wordt eerder in dank genomen dan het omgekeerde. In het ergste scenario kan er hoogstens verbazing tot lichte verontwaardiging zijn, met name wanneer een werknemer van informeel en direct naar zeer formeel omschakelt qua taalgebruik.  

De werkgever weer over het algemeen wel dat een ontslagprocedure een serieuze aangelegenheid is en zal hier waarschijnlijk begrip voor kunnen opbrengen, of dergelijke zaken aan ‘spanningen’ zal toedichten.  

Raadpleeg de website voor meer voorbeelden van ontslagbrieven, adviezen en meer.  De formuleringen uit de andere voorbeelden zijn desnoods uit te wisselen of te gebruiken om de formuleringen uit de bovenstaande voorbeelden mee aan te vullen.