Ontslagbrief verplicht

Wat is verplicht in een ontslagbrief, welke inhoud moet het bevatten?

De volgende opsomming is inhoud die verplicht is om te vermelden om een ontslagbrief rechtsgeldig te maken.

  • Naam- en adresgegevens van de werknemer 
    De eigen naam, inclusief voorletters, zoals ook in officiële documenten staat, en adresgegevens.
  • Naam- en adresgegevens van de organisatie
    Neem het niet voor lief en vermeld duidelijk bij welke organisatie (bijvoorbeeld bedrijf) ontslag ingediend wordt.  Wees correct en volledig hierin, zoek desnoods op hoe het bedrijf in het KvK-register (als in van de Kamer van Koophandel) geregistreerd staat bij twijfel.
  • Tijd en termijnen van het ontslag
    Geef duidelijk aan dat de arbeidsovereenkomst opgezegd wordt en bij welke organisatie (zoals welk bedrijf) en op welke termijn, specificeer de datum en eventueel ook de opzegtermijn.
  • Ondertekening van de brief
    Onderteken de brief met handtekening, bij verzending per briefpost, en vermeld de datum en plaats van ondertekening.

 

Deze inhoud is optioneel, dus niet verplicht, maar wel sterk aan te raden:

  • Reden van het ontslag
    Noem eventueel ook de reden van het ontslag. Normaalgesproken is het niet verplicht, behalve als de werkgever hierom vraagt. Overweeg een reden op te geven, alleen al om het feit dat dit tijd en moeite besparen naderhand.
  • Aangetekende briefpostverzending
    De brief hoeft niet aangetekend verzonden te worden, hoewel het wel sterk aan te raden is. Zeker als een arbeidsconflict mogelijk geacht wordt zou het zeer verstandig zijn. Zo doende kan eenvoudig met een verzendbewijs aangetoond worden wanneer de brief verzonden en afgeleverd is.
  • E-mailadres
    Naast NAW-gegevens is het wellicht ook verstandig om een e-mailadres te vermelden, zeker één die niet aan de organisatie gekoppeld is waar het ontslag ingediend wordt (mocht het voorheen gebruikt geweest zijn voor dergelijke correspondentie).

 

Hieronder is een voorbeeld van een ontslagbrief met deze informatie erin verwerkt.  

Let op: Alles wat tussen donkerblauwe blokhaken ([]) staat is waar één of meerdere keuzes gepresenteerd worden.  Alles dat helder blauw is geschreven is variabel of waar ontbrekende tekst (zoals de naam in een aanhef) ingevuld dient te worden.  Uiteraard is sowieso alles naar wens aan te passen.

 

[L.: de heer/mevrouw naam] | [R.: bedrijfsnaam]
[L.: adres werknemer] | [R.: adres werkgever]
[L.: postcode & woonplaats] | [R.: postcode & vestigingsplaats]

plaats en datum: [plaats], [datum]
betreft: beëindiging werkverband

 

Beste mevrouw/meneer [naam],

Met pijn in het hart, om gelijk ter zake te komen, wil ik bij deze mededelen dat ik [u/jullie/je] vriendelijk moet bedanken en helaas niet meer bij [u/jullie/je] werkzaam kan zijn [per [datum], met inachtname van de opzegtermijn van [tijdsbestek]].

[In verband met [mijn] reden zal het mij niet meer lukken om [dit werk/deze baan] te blijven combineren.]

Mijn tijd heb ik als heel positief ervan en ik heb het erg naar mijn zin gehad bij [u/jullie/je] en vond het werk heel [positieve typering].  Ik zal deze tijd enorm missen en met veel plezier eraan terugdenken.

Ik hoop dat wij nog contact zullen [blijven] hebben en misschien dat ik in de toekomst weer iets voor [u/jullie/je] kan betekenen.

Nogmaals veel dank voor alles.

 

Met vriendelijke groet,

[naam]
[handtekening]

 

De adresblokken die links en rechts uitgelijnd dienen te worden zijn aangegeven met “L.” en “R.” voor links en rechts respectievelijk.

Voor een bericht per e-mail kan de adressering achterwegen gelaten worden, aangezien het voornamelijk bedoeld is voor een traditionele ontslagbrief per briefpost. Het is niet verkeerd in een e-mailbericht, hoewel het alleen wel lastiger kan zijn wat betreft de opmaak.  De opmaak kan ook gedaan worden in een tekstverwerking of DTP (Desktop Publishing) programma opgemaakt worden, waar het resultaat als PDF-bestand opgeslagen kan worden om het vervolgens als bijlage aan een e-mailbericht toe te voegen. Zie ook: ontslagbrief per mail, ontslagbrief per mail voorbeeld en ontslagbrief mailen.

De toonzetting in het bovenstaande voorbeeld is als informeel en direct te typeren, zoals de sfeer dat bijvoorbeeld bij een bijbaan kan zijn of ongeschoold werk.

Er wordt optioneel een reden voor het ontslag gegeven.  Dit niet nodig is, tenzij de werkgever hier om vraagt.  Bij een ontslag met een vriendelijke verstandhouding met de organisatie of collega’s binnen de organisatie is het wel aan te raden. 

Meer dan een aardig gebaar, of een teken van oprechtheid of een uiting van beleefdheid, is het vooral zaak vanwege het feit dat bedrijven dikwijls met elkaar in contact staan, zeker in specifieke branches en vakgebieden. Een werknemer kan zich zo enige reputatieschade berokkenen, wat wellicht gemakkelijk voorkomen had kunnen worden door simpelweg vriendelijk en beleefd te zijn, inclusief tijdens een ontslagprocedure.

Het voorbeeld geeft verder de vrijheid om zelf invulling te geven aan het gebruik van persoonlijke voornaamwoorden, wat betreft formele of informele bejegening.

Informele bejegening is prima op zich, hoewel er wel rekening mee gehouden moet worden dat de desbetreffende leidinggevende of medewerker van personeelszaken de werknemer niet altijd kent of misschien nooit zelfs contact heeft gehad.  Niet iedereen binnen een organisatie, of op een afdeling binnen een bedrijf, is gecharmeerd van bepaald taalgebruik of getutoyeerd te worden door onbekenden.  De persoon die zich moet buigen over een ontslag dient rekening mee gehouden te worden in deze.  De bedrijfscultuur zou hierin ook al raadgevend kunnen zijn, zeker in middelgrote en kleinere bedrijven, waar er over het algemeen één cultuur heerst.

Sowieso kan door beleefd te zijn niemand beledigd worden. In het ergste geval kan het verbazing tot lichte verontwaardiging oproepen, maar vooral wanneer er sprake is van een grote verandering of overgang.  Bijvoorbeeld wanneer de werknemer van informeel naar zeer formeel omschakelt, waar voorheen altijd een informele en gemoedelijke werksfeer bestond tussen werkgever en werknemer.

Gelukkig beseffen werkgevers zich geregeld dat een ontslagprocedure een serieuze zaak is.  Dus wanneer de werknemer daar op deze manier blijk van geeft, door erg formeel te zijn in de bejegening of op enige andere manier dit toont.  Gelukkig is bij een poging om beleefd te zijn niet per definitie iets fout.

Andere voorbeelden van ontslagbrieven zijn ook op deze website te vinden, met alternatieve formuleringen die uitgewisseld of gedeeltelijk aangevuld kunnen worden met het bovenstaande voorbeeld of delen daarvan.