Voorbeeld brief contract niet verlengd

Voorbeeld brief contract niet verlengd
Als werkgever is het niet plezierig om een contract niet te (kunnen) verlengen

Op deze pagina vindt u een voorbeeld brief contract niet verlengd bedoeld voor werkgevers die afscheid moeten nemen van een werknemer met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. In deze periode met veel economische onzekerheid komt het geregeld voor dat een werkgever een contract niet kan verlengen.

Het niet verlengen van een tijdelijke werknemer kan natuurlijk veel verschillende redenen hebben. Een aantal voorbeelden:

  • De tijdelijke werknemer functioneert niet naar behoren.
  • Het bedrijf heeft niet genoeg budget om de werknemer in dienst te behouden.
  • De werknemer was tijdelijk in dienst genomen om een andere medewerker te vervangen, bijvoorbeeld voor een sabbatical of zwangerschapsverlof.
  • Er is te weinig werk waardoor de functie komt te vervallen.

Een dergelijke situatie is vervelend voor de werknemer, maar vaak ook voor de werkgever. De werkgever is niet verplicht om een reden op te geven voor het niet verlengen van een tijdelijke arbeidsovereenkomst. Het wordt vaak natuurlijk wel op prijs gesteld.

Wél is het verplicht om de werknemer minimaal één kalendermaand van tevoren op de hoogte te brengen. Doet de werkgever dit niet, dan wordt de overeenkomst in principe “stilzwijgend” en automatisch verlengd. Een ander scenario is dat de werkgever een vergoeding moet betalen wanneer deze zich niet houdt aan deze zogeheten wettelijke aanzegtermijn.

Voorbeeld brief contract niet verlengd

Hierbeneden volgt een voorbeeld van een brief die een werkgever kan versturen naar een werknemer wanneer het contract niet verlengd wordt.

Bedrijf N.V.
Coolsingel 3
2010 AC Rotterdam

Mw. A.J. Boekstra
Stationsplein 2
2020 AB Rotterdam

Betreft: Niet verlengen arbeidsovereenkomst
Rotterdam, 30 juli 2020

Geachte mevrouw Boekstra, Beste Annemarie,

Tot onze spijt moeten wij u via deze weg mededelen dat uw arbeidsovereenkomst niet verlengd zal worden. De tijdelijke positie die door u werd bekleed komt deze maand te vervallen.

De arbeidsovereenkomst zal aflopen op 1 september 2020 en wij zullen deze niet verlengen. Met de aanzegtermijn van één maand zal uw laatste werkdag plaatsvinden op 31 augustus 2020.

De afdeling personeelszaken zal contact opnemen voor het regelen van salariszaken en het inleveren van eventuele bedrijfseigendommen.

Namens het management team wil ik u bedanken voor uw inzet de afgelopen 6 maanden.

Met vriendelijke groet,

Louise Frambach
Algemeen Directeur Bedrijf N.V.
<< Handtekening >>

Informele toon

De brief hierboven is natuurlijk in een zeer formele toon geschreven. Als u dichter bij de werknemer staat -doordat u bijvoorbeeld de directe leidinggevende bent óf in een wat kleiner bedrijf werkzaam bent – kunt u óók kiezen voor een wat informelere toon. Toch heeft het dan vaak de voorkeur om een dergelijke brief in een persoonlijk gesprek te overhandigen. Dit maakt het persoonlijker en minder “rot” voor de werknemer. Een voorbeeld hiervan volgt.

Beste Annemarie,

Helaas moet ik je mededelen dat we je contract niet kunnen verlengen. De tijdelijke positie die jij met enthousiasme invulde, zal binnenkort komen te vervallen. Je laatste werkdag zal dan ook plaatsvinden op 31 augustus 2020.

Laten we in overleg bekijken per wanneer je je resterende vakantiedagen opneemt of dat je die liever uitbetaald wilt krijgen.

Mede namens de rest van het MT wil ik je enorm bedanken voor je onvoorwaardelijke inzet de afgelopen maanden.

Groeten,
Louise

Let wel: het is erg belangrijk dat je – ondanks de informele toon – wél alle informatie in de brief opschrijft. Zo weet je zeker dat het voor de werknemer duidelijk is dat zijn/haar contract niet zal worden verlengd.

Conclusie

Het is nooit leuk om afscheid te nemen van een werknemer, wat de reden ook is. Toch is het belangrijk om dit op een correcte manier aan te pakken. Zo voorkom je onduidelijkheid en het zal uiteindelijk ook gewaardeerd worden door de werknemer. Je wilt natuurlijk – ondanks de situatie – de werknemer ook een goede indruk geven van de organisatie. Zo kun je bijvoorbeeld een exitgesprek plannen om te vragen om feedback. Zo kun je je als bedrijf/organisatie verbeteren in toekomstige situaties.