Ontslagbrief werkgever

Een ontslagbrief schrijven als werkgever, oftewel om een werknemer te ontslaan.

Werkgevers zijn helaas genoodzaakt om af en toe mensen te ontslaan.  Dit kan om meerdere redenen.

De meeste gebruikelijke situatie voor een ontslag vanuit de werkgever is om simpelweg de arbeidsovereenkomst op te zeggen met inachtneming van de opzegtermijn.  Dit wijkt alleen af als iemand in dienstverband via het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekering) loopt.  In dat geval dient dan een ontslagvergunning voor aangevraagd te worden.

Veel voorkomend is ook het ontslag als gevolg van een tijdelijk contract dat niet verlengd wordt door de werkgever. Hierbij hoeft niet veel gedaan te worden, aangezien een tijdelijk contract automatisch stopt. Alleen bij een tijdelijk contract van zes maanden dient er rekening gehouden te worden met de zogenaamde aanzegtermijn.

Ontslag tijdens de (geldige) proeftijd, in het geval van een tijdelijk contract van meer dan zes maanden of een vast contract, is mogelijk en hier heeft de werkgever heel veel vrijheid.  Zo kan de arbeidsovereenkomst beëindigd worden zonder toestemming van het UWV of de kantonrechter. Zo hoeft er ook geen transitievergoeding betaald te worden. Een dergelijk ontslag kan ook mondeling plaatsvinden, hoewel het aanbevolen wordt om het schriftelijk te doen, zo niet te bevestigen.

Een ander bekend soort ontslag is opslag op staande voet. Dit gebeurt alleen in uitzonderlijke gevallen of wanneer er sprake is van een dringende reden. Juridisch gezien is hier ook meer onduidelijkheid en met enkele valkuilen. De meest voorname valkuil is dat de financiële gevolgen bij een onterecht ontslag op staande voet aanzienlijk kunnen zijn, in het nadeel van de werkgever.

Er zijn op deze website verscheidene voorbeelden van ontslagbrieven beschikbaar die vrij aangepast en voor eigen gebruik benut mogen worden.

Let op: Alles wat tussen donkerblauwe blokhaken ([]) staat is waar één of meerdere keuzes gepresenteerd worden.  Alles dat helder blauw is geschreven is variabel of waar ontbrekende tekst (zoals de naam in een aanhef) ingevuld dient te worden.  Uiteraard is sowieso alles naar wens aan te passen.

 

Hieronder volgt een voorbeeld van een ontslagbrief met een formele toonzetting.

[L.: de heer/mevrouw naam] | [R.: bedrijfsnaam]
[L.: adres werknemer] | [R.: adres werkgever]
[L.: postcode & woonplaats] | [R.: postcode & vestigingsplaats]

 

datum: [plaats], [datum]
inzake: [bevestiging] [beëindiging arbeidsovereenkomst/werkverband]

Geachte [werknemer/naam],

Hierbij [bevestig ik/bevestigen wij] uw [mondelinge/schriftelijke] opzetting van [datum]. Dit houdt in dat met ingang van [datum] uw arbeidsovereenkomst eindigt.

[Optioneel: U heeft de voor u geldende opzegtermijn niet in acht genomen. Dit houdt in dat u schadeplichtig bent. [Bedrijfsnaam] houdt zich het recht voor om van u een schadevergoeding te vorderen, waar het bedrag vastgesteld is op basis van het brutoloon voor de tijd dat de arbeidsovereenkomst had moeten voortduren. [Bedrijfsnaam] zal de schadevergoeding verrekenen met openstaande tegoeden.]

Wij verzoeken verder dat op de laatste werkdag alle aan u verstrekte eigendommen van het bedrijf, zoals werkkleding, sleutels, elektronica enzovoort, in te leveren. Indien hier niet aan voldaan wordt zullen er kosten in rekening gebracht worden.

Onbenutte vrije dagen en de vakantietoeslag zullen worden vergoed met de laatste uitbetaling van het salaris.

Namens [mij dank ik/ons danken wij] u voor de inspanningen en [wens/wensen] u succes met uw verdere loopbaan.

 

Hoogachtend,

[naam]
[handtekening]

 

De adressering is op basis van briefpost, waar de adresblokken links en rechts uitgelijnd dienen te worden bovenin. (Boven aangegeven met “L.” en “R.” voor links en rechts respectievelijk.)

Het is niet verkeerd is om het ook zo in e-mailcorrespondentie te hanteren, hoewel dit qua opmaak wellicht niet makkelijk te realiseren kan zijn.  Maak om die reden de brief desnoods op in een tekstverwerker of DTP (Desktop Publishing) pagina-opmaakprogramma. De brief kan in praktisch alle gevallen in PDF-formaat opgeslagen worden, het bestand kan dan vervolgens als bijlage toegevoegd worden aan een e-mailbericht.

Dergelijke ontslagbrieven kunnen het beste formeel opgesteld worden en zowel per e-mail als reguliere briefpost verstuurd worden naar de werknemer.

In dit voorbeeld wordt er gerefereerd naar een voorgaand gesprek, of zelfs voorgaande correspondentie.  Hierbij heeft de werkgever al ontslag ingediend.

Verder wordt in het voorbeeld ook aandacht geschonken aan het geval waar de werknemer de opzegtermijn niet in acht neem, met de gevolgen voor de werknemer.  Dit is dus niet nodig wanneer de werknemer de opzegtermijn wel in acht neemt.

Er zijn ook enkele andere waarschuwingen, zoals wat betreft het retourneren van bedrijfseigendommen.  De formulering is tamelijk streng en kil.  Verander dit naar eigen inzicht en smaak, aan de hand van de relatie die de werkgever en werknemer hebben.